Un salarié en arrêt maladie acquiert-il des congés payés ?

Oui, depuis la loi n° 2024-364 du 22 avril 2024. L'article L3141-5-1 du code du travail prévoit qu'un salarié dont le contrat est suspendu pour maladie non professionnelle acquiert deux jours ouvrables de congé par mois d'absence, dans la limite de vingt-quatre jours ouvrables par période de référence. Pour un accident du travail ou une maladie professionnelle, la période d'absence est assimilée à du travail effectif et ouvre les mêmes droits qu'un mois travaillé. Avant cette loi, l'arrêt pour maladie non professionnelle n'ouvrait aucun droit, ce qui explique que beaucoup de tableaux de suivi calculent encore selon l'ancienne règle.

Que doit-on communiquer au salarié après un arrêt de travail ?

L'article L3141-19-3 du code du travail, en vigueur depuis le 24 avril 2024, impose à l'employeur d'informer le salarié dans le mois qui suit la reprise du travail de deux éléments : le nombre de jours de congé dont il dispose et la date jusqu'à laquelle ces jours peuvent être pris. Cette information doit être transmise par tout moyen conférant date certaine à sa réception, le bulletin de paie étant expressément cité par le texte. C'est une obligation avec une échéance, donc un rappel à déclencher au retour de chaque arrêt, ce qu'un suivi manuel oublie régulièrement.

Combien de temps un salarié peut-il reporter des congés non pris pour maladie ?

Quinze mois. L'article L3141-19-1 du code du travail ouvre un droit au report des congés que le salarié n'a pas pu prendre en raison d'une maladie ou d'un accident. Le point de départ de cette période de report dépend de la situation, notamment de la durée de l'arrêt et du moment de la reprise. Concrètement, cela signifie qu'un solde de congés ne s'efface plus mécaniquement à la fin de la période de référence, et qu'il faut savoir, pour chaque jour acquis, jusqu'à quand il reste utilisable.

Quelles sont les règles de base d'acquisition des congés payés ?

L'article L3141-3 du code du travail fixe le principe : deux jours et demi ouvrables de congé par mois de travail effectif, soit trente jours ouvrables pour une année complète, ce que l'usage appelle cinq semaines. La période de référence court en général du 1er juin au 31 mai, sauf accord ou usage différent dans l'entreprise. Votre convention collective peut prévoir des jours supplémentaires, des règles d'ancienneté ou une période de référence alignée sur l'année civile. C'est cette superposition entre le code du travail et la convention qui rend le calcul manuel fragile.

Faut-il un logiciel ou un circuit sur mesure pour gérer les congés ?

Un logiciel, dans la grande majorité des cas. La demande, la validation, le décompte et le planning sont des besoins standards, couverts pour quelques euros par salarié et par mois, avec les mises à jour réglementaires incluses. Le sur mesure ne se justifie que sur la circulation entre outils : envoyer les absences validées vers la paie sans ressaisie, alimenter un planning d'atelier ou d'intervention, consolider plusieurs sociétés d'un même groupe. La question qui tranche est simple : votre difficulté est-elle de saisir les demandes, ou de faire circuler l'information une fois qu'elles sont validées ?

Les données de congés et d'absences sont-elles soumises au RGPD ?

Oui, et avec une vigilance particulière. Un solde de congés est une donnée personnelle ordinaire, mais le motif d'une absence peut révéler l'état de santé du salarié, qui relève des données sensibles. En pratique, cela suppose de distinguer ce qui est visible par le manager, en général les dates d'indisponibilité, de ce qui reste réservé aux personnes chargées de la paie et du dossier du salarié. Cela suppose aussi une durée de conservation définie et un contrôle du lieu d'hébergement des données. Un fichier partagé où chacun voit le motif de l'absence de chacun est le contre-exemple type.

Gestion des congés en PME : ce qui a changé et ce qu'on peut automatiser

Par Cyril Lourseyre, consultant en automatisation et visibilité, certifié DPO. Article écrit pour les dirigeants de PME et leurs assistantes. Temps de lecture : 8 minutes. Publié le 27 août 2026.

Pourquoi le suivi des congés déraille-t-il dans une PME ?

Dans la plupart des entreprises de moins de cent salariés, la gestion des congés repose sur trois supports qui ne se parlent pas. Le salarié demande ses dates par message ou de vive voix. Le responsable répond oui, parfois sans trace écrite. Quelqu'un, en général l'assistante ou le dirigeant lui-même, reporte l'information dans un tableau et dans un calendrier partagé, puis transmet les absences au cabinet comptable au moment de préparer la paie.

Ce circuit fonctionne tant que rien ne bouge. Il se fissure sur trois points précis, toujours les mêmes.

Le premier est la question du solde. Un salarié demande combien de jours il lui reste. Personne ne peut répondre immédiatement, parce que la réponse dépend de ce qui a été acquis, de ce qui a été posé, de ce qui a été validé mais pas encore pris, et des jours reportés de la période précédente. Il faut rouvrir le tableau, recompter, et souvent arbitrer un écart avec le chiffre qui figure sur le bulletin de paie.

Le deuxième est la visibilité collective. Deux personnes du même service posent la même semaine, personne ne s'en aperçoit avant que ce soit validé, et le service se retrouve découvert. Ce n'est pas un problème de logiciel, c'est un problème de moment : la vérification arrive après la décision au lieu de l'accompagner.

Le troisième est la transmission à la paie. Les absences partent par message ou par tableau récapitulatif en fin de mois. Chaque ressaisie est une occasion d'erreur, et une erreur sur un bulletin coûte bien plus cher que le temps qu'elle a fait gagner : correction, régularisation, explication au salarié, et parfois perte de confiance durable. C'est le même mécanisme que celui décrit dans l'article sur la fiabilisation des données avant d'automatiser, où la double saisie entre deux outils concentre l'essentiel des anomalies.

Aucun de ces trois points ne justifie à lui seul un chantier. Ensemble, ils consomment plusieurs heures par mois et produisent un inconfort permanent, celui de ne jamais être certain du chiffre qu'on annonce.

Qu'est-ce qui a changé légalement depuis avril 2024 ?

Beaucoup de tableaux de suivi appliquent encore des règles antérieures à 2024. C'est le point le plus important de cet article, parce qu'il transforme un sujet de confort en sujet de conformité.

Le principe de base n'a pas bougé. L'article L3141-3 du code du travail prévoit deux jours et demi ouvrables de congé par mois de travail effectif, soit trente jours ouvrables sur une année complète. La période de référence court en général du 1er juin au 31 mai, sauf accord ou usage différent.

Ce qui a changé tient à la loi n° 2024-364 du 22 avril 2024, adoptée pour mettre le droit français en conformité avec le droit de l'Union européenne. Elle introduit trois nouveautés qui touchent directement le décompte.

Un arrêt maladie ouvre désormais des droits. L'article L3141-5-1 du code du travail prévoit qu'un salarié en arrêt pour maladie non professionnelle acquiert deux jours ouvrables de congé par mois d'absence, dans la limite de vingt-quatre jours ouvrables par période de référence. Auparavant, ces périodes n'ouvraient aucun droit. Un tableau qui remet simplement le compteur à zéro pendant un arrêt calcule donc faux.

Les congés non pris pour cause de maladie se reportent. L'article L3141-19-1 ouvre un droit au report sur une période de quinze mois pour les congés que le salarié n'a pas pu prendre en raison d'une maladie ou d'un accident. Un solde ne disparaît plus mécaniquement au 31 mai. Il faut savoir, pour chaque jour acquis, jusqu'à quand il reste utilisable.

L'employeur doit informer, avec un délai. L'article L3141-19-3, en vigueur depuis le 24 avril 2024, impose de porter à la connaissance du salarié, dans le mois qui suit sa reprise du travail, le nombre de jours de congé dont il dispose et la date jusqu'à laquelle il peut les prendre. Le texte précise que cette information doit être transmise par tout moyen conférant date certaine à sa réception, et cite explicitement le bulletin de paie.

Cette troisième obligation mérite qu'on s'y arrête, parce qu'elle est d'une nature différente des deux premières. Ce n'est pas une règle de calcul, c'est une action à déclencher, au bon moment, pour chaque retour d'arrêt. Un suivi manuel oublie ce genre de rendez-vous, non par négligence mais parce que rien ne le rappelle. C'est précisément le type de tâche qu'un circuit automatisé absorbe sans effort : l'événement retour d'arrêt existe déjà dans le système, il suffit qu'il déclenche l'information.

Pourquoi le sujet pèse-t-il plus qu'avant ?

Parce que le volume d'arrêts a augmenté, et que ce sont justement les arrêts qui rendent le calcul complexe.

L'étude 2026 de Malakoff Humanis sur l'absentéisme, construite à partir des données anonymisées de 3,8 millions de salariés du secteur privé et complétée par une enquête Ifop auprès de 3 000 salariés, 400 dirigeants et 200 médecins généralistes, situe le taux d'absentéisme à 4,3 % dans le secteur privé, en hausse de 25,5 % par rapport à 2019. Près d'un salarié du privé sur trois, 32 % précisément, a connu au moins un arrêt de travail en 2025. L'étude souligne que la progression tient désormais moins au nombre d'arrêts qu'à leur durée.

Ces chiffres sont des moyennes nationales et votre entreprise peut se situer loin de là. Ils indiquent une direction : dans une PME de trente personnes, une dizaine d'arrêts par an devient l'ordinaire plutôt que l'exception. Chacun déclenche désormais un calcul de droits acquis, une éventuelle période de report à surveiller et une obligation d'information à honorer dans le mois. Les règles de 2024 et la hausse des arrêts se combinent, et c'est cette combinaison qui fait sortir le sujet du tableur.

Qu'automatise-t-on concrètement ?

Le mot automatisation reste creux tant qu'on ne dit pas quel geste disparaît. Sur les congés, cinq gestes sortent du quotidien.

La demande et la validation. Le salarié pose ses dates depuis son téléphone ou son poste. La demande part au bon responsable, qui accepte ou refuse en un clic. La trace écrite existe des deux côtés, avec sa date, ce qui règle la moitié des désaccords ultérieurs sans discussion.

Le décompte du solde. Acquis, pris, validé à venir et reporté sont calculés en continu selon les règles de l'entreprise et de la convention collective. Le salarié consulte son solde sans avoir à le demander à personne. Cette seule fonction supprime une catégorie entière de sollicitations quotidiennes.

Le contrôle de disponibilité. Les règles de présence minimale par service sont vérifiées au moment de la demande, pas après. Le responsable voit qui est déjà absent sur la période avant de répondre, et le conflit de planning se règle avant d'exister.

Les rappels réglementaires. Le retour d'un arrêt déclenche l'information due au salarié dans le mois. L'approche de la fin de période de référence déclenche un rappel aux personnes qui n'ont pas soldé. Les fins de période de report sont surveillées. Ce sont des échéances, pas des décisions : elles n'ont aucune raison de dépendre de la mémoire de quelqu'un.

La transmission à la paie. Les absences validées alimentent directement la préparation de la paie et le planning d'activité, sans tableau récapitulatif intermédiaire. C'est ici que se joue le gain le plus mesurable, parce que la ressaisie est le point où naissent les erreurs de bulletin.

Ce qui reste humain mérite d'être dit aussi nettement. Arbitrer entre deux demandes concurrentes, refuser une période chargée, accorder une exception, discuter d'un retour après un arrêt long : rien de tout cela ne s'automatise, et personne ne devrait le souhaiter. Le partage est le même que sur les autres tâches de bureau, décrit dans l'article sur l'automatisation des tâches répétitives sans coder et sur notre page consacrée à l'IA au service de l'assistanat.

Logiciel du marché ou circuit sur mesure ?

Sur ce process, la réponse penche franchement du côté du logiciel, et il faut le dire même quand on vend de l'automatisation sur mesure.

La raison tient à la nature du besoin. Demander, valider, décompter et afficher un planning sont des fonctions identiques d'une entreprise à l'autre. Le marché est mature et les offres se comptent en quelques euros par salarié et par mois, avec un atout décisif : les mises à jour réglementaires sont incluses. Les règles de 2024 ont été intégrées par les éditeurs sans que leurs clients aient à s'en occuper. Reconstruire cela sur mesure reviendrait à payer plus cher un résultat moins bon, et à hériter d'une veille juridique dont personne ne veut.

Le sur mesure reprend sa place au-dessus du logiciel, pas à sa place. Il devient pertinent quand la difficulté n'est plus la saisie mais la circulation : envoyer les absences validées vers l'outil de paie ou vers le cabinet comptable sans ressaisie, alimenter un planning d'atelier, de chantier ou d'intervention qui vit dans un autre outil, consolider plusieurs sociétés d'un même groupe, ou croiser les absences avec la charge prévisionnelle pour anticiper les creux.

La question qui tranche tient en une phrase : votre difficulté est-elle de recueillir les demandes, ou de faire circuler l'information une fois qu'elles sont validées ? Si c'est la première, achetez un logiciel. Si c'est la seconde, un outil de plus n'y changera rien. Cet arbitrage est développé dans l'article sur le choix entre logiciel du marché et automatisation sur mesure.

Par où commencer sans bloquer les équipes ?

Un chantier de congés échoue rarement pour des raisons techniques. Il échoue parce qu'il touche à un droit auquel les salariés sont attachés, et qu'un changement mal amené est immédiatement lu comme un durcissement. Quatre étapes suffisent.

Fixer les règles avant de les outiller. Période de référence retenue, jours conventionnels supplémentaires, règles d'ancienneté, présence minimale par service, délai de prévenance pour poser, traitement des ponts. Tant que ces points restent implicites ou variables selon l'interlocuteur, aucun outil ne les rendra clairs. Il les rendra visibles, ce qui est très différent, et la contestation portera sur l'outil au lieu de porter sur la règle.

Reprendre les soldes à une date propre. Le démarrage se fait sur un solde d'ouverture validé, idéalement en début de période de référence, et rapproché du bulletin de paie salarié par salarié. Un écart repris tel quel dans un nouvel outil devient un litige, parce que le chiffre affiché à l'écran fait autorité aux yeux de tout le monde.

Vérifier la conformité au droit en vigueur. Avant de signer, trois questions se posent au fournisseur, et toutes appellent une réponse par oui ou par non : gérez-vous l'acquisition de congés pendant un arrêt maladie selon l'article L3141-5-1 ? Gérez-vous la période de report de quinze mois ? Produisez-vous l'information due au salarié dans le mois suivant sa reprise ? Le reste des fonctionnalités se ressemble d'un fournisseur à l'autre, pas celles-là.

Démarrer sur un service, pas sur toute l'entreprise. Une équipe pendant une période de référence entamée fait remonter les cas particuliers que personne n'avait anticipés. La généralisation prend ensuite deux semaines et se passe de réunion de crise.

Un dernier point est régulièrement négligé. Les données d'absence relèvent du RGPD, et le motif d'un arrêt touche à l'état de santé, donc à une catégorie protégée. La règle pratique consiste à séparer ce que voit le manager, en général les seules dates d'indisponibilité, de ce que voient les personnes chargées de la paie. Un fichier partagé où chacun lit le motif d'absence de chacun est le contre-exemple type. Ce cadrage est détaillé dans l'article sur le RGPD appliqué aux automatisations.

Reste la question de l'ordre. Les congés sont rarement le premier chantier d'une PME, parce que le temps qu'ils consomment est diffus et donc peu visible. Ils constituent en revanche un très bon chantier d'entrée : le périmètre est net, chaque salarié en voit le bénéfice dès la première semaine, et la mécanique apprise, une information saisie une seule fois qui circule ensuite jusqu'à la paie, se réutilise partout ailleurs, à commencer par les notes de frais. Pour choisir dans quel ordre attaquer, l'article sur les tâches de bureau à automatiser en premier donne la grille.

Sources : article L3141-3 du code du travail, acquisition de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif, trente jours ouvrables par an ; loi n° 2024-364 du 22 avril 2024 portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne, article 37 ; article L3141-5-1 du code du travail, deux jours ouvrables de congé par mois d'arrêt pour maladie non professionnelle, plafond de vingt-quatre jours ouvrables par période de référence ; article L3141-19-1 du code du travail, report des congés non pris pour maladie ou accident sur une période de quinze mois ; article L3141-19-3 du code du travail, en vigueur depuis le 24 avril 2024, information du salarié dans le mois suivant la reprise sur le nombre de jours disponibles et la date limite de prise, par tout moyen conférant date certaine, notamment le bulletin de paie ; étude Malakoff Humanis sur l'absentéisme publiée en 2026, données anonymisées de 3,8 millions de salariés du secteur privé et enquête Ifop auprès de 3 000 salariés, 400 dirigeants et 200 médecins généralistes, taux d'absentéisme de 4,3 % dans le privé, hausse de 25,5 % par rapport à 2019, 32 % des salariés du privé concernés par au moins un arrêt en 2025. Les ordres de grandeur cités en illustration ne sont pas des statistiques. Dernière mise à jour : 27 août 2026.

Gestion des congés en PME : ce qui a changé depuis 2024, et ce qu'on peut automatiser