Combien de temps garder chaque type de document ?
Les durées ci-dessous reprennent les fiches publiques du service de l'administration dédiées aux entreprises (Service-Public et Justice.fr, dont la fiche a été mise à jour en juillet 2024). Elles s'appliquent à la plupart des entreprises commerciales. Certains secteurs ont des règles propres, par exemple la santé ou le bâtiment.
Comptabilité : dix ans. Les livres comptables, les comptes annuels et les pièces justificatives (factures émises et reçues, bons de commande, bons de livraison) se conservent dix ans à partir de la clôture de l'exercice. Ce délai se compte depuis la fin de l'exercice, pas depuis la date du document.
Fiscalité : six ans. Pour la plupart des impôts (impôt sur le revenu ou sur les sociétés, TVA, taxes locales), l'administration peut vérifier six ans en arrière. Ce délai passe à dix ans en cas d'activité occulte, par exemple une absence de déclaration ou un travail dissimulé.
Commercial : cinq ans. Les contrats conclus avec des clients ou des fournisseurs, la correspondance commerciale et les documents bancaires se gardent cinq ans. Les contrats conclus par voie électronique avec un consommateur pour un montant de 120 euros ou plus doivent être conservés dix ans à compter de la livraison ou de la prestation. Les garanties sur biens et services vendus à un consommateur appellent deux ans.
Ressources humaines : de un à cinquante ans selon le document. Le double des bulletins de paie, les contrats de travail et le registre unique du personnel se gardent cinq ans (pour le registre, à compter du départ du salarié). Les bulletins remis sous forme électronique doivent rester accessibles cinquante ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié. Le suivi des horaires, lui, ne se garde qu'un an, et les déclarations de charges sociales trois ans.
Vie de la société : de trois à cinq ans. Les statuts, les registres et les procès-verbaux d'assemblée se gardent cinq ans après la fin de leur utilisation ou, pour les statuts, après la radiation de l'entreprise. Les feuilles de présence et les rapports de gestion sont à conserver sur les trois derniers exercices.
Ces repères sont fournis à titre indicatif et ne constituent pas un avis juridique. Pour un document précis ou un secteur réglementé, la confirmation revient à votre expert-comptable ou à votre conseil.
Que change le RGPD à ces durées ?
Les durées légales sont des minimums à respecter. Le RGPD ajoute un plafond : l'article 5 du règlement pose un principe de limitation de la conservation, selon lequel les données personnelles ne doivent pas être gardées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
Concrètement, un dossier de candidat non retenu, un fichier de prospects qui n'ont jamais répondu ou un contrat de client parti depuis longtemps ne peuvent pas rester indéfiniment dans vos outils. La CNIL distingue trois phases pour toute donnée personnelle. La base active, tant que la donnée sert à l'activité. L'archivage intermédiaire, lorsque la donnée n'est plus utilisée mais reste nécessaire pour une obligation légale ou un litige possible : elle est alors séparée de la base active et réservée aux personnes habilitées. Puis la suppression, ou l'archivage définitif dans les cas particuliers où une valeur historique le justifie.
La conséquence pratique est double. Une facture gardée onze ans n'est pas un problème en soi, mais une fiche de candidat gardée six ans sans motif en est un. Et il faut pouvoir montrer que vous avez une règle, c'est-à-dire une durée définie par type de document, écrite quelque part. Cette règle fait partie du registre décrit dans l'article sur le RGPD appliqué aux automatisations.
Pourquoi est-ce difficile à appliquer en pratique ?
Le problème rencontré dans les PME n'est presque jamais l'ignorance des durées. C'est que les documents ne sont pas là où l'on croit, ni dans l'état où l'on croit.
Une même facture existe dans la messagerie du dirigeant, dans le dossier partagé, dans le logiciel de facturation et parfois sur un disque dur oublié. Le dossier d'un salarié est réparti entre le service des ressources humaines, le cabinet de paie et un classeur dans un bureau. Quand une durée arrive à échéance, personne ne sait quelle copie supprimer, alors on ne supprime rien. Et quand un contrôle arrive, personne ne sait laquelle fait foi.
Le temps perdu est lui aussi mal mesuré. Un rapport du McKinsey Global Institute, publié en 2012, estimait que près de 20 % de la semaine de travail d'un employé du savoir est consacrée à chercher des informations internes ou des collègues capables d'aider. Le chiffre est ancien et porte sur un échantillon d'employés très qualifiés, il ne s'applique donc pas tel quel à votre équipe. Il rappelle néanmoins qu'un document introuvable est un coût quotidien, pas seulement un risque en cas de contrôle.
Enfin, la généralisation des documents numériques déplace le problème sans le résoudre. Ils se multiplient plus vite que le papier, avec les mêmes durées de conservation. L'échéance de la facturation électronique, détaillée dans l'article sur la facturation électronique en 2026, accroît encore le volume de pièces à ranger correctement.
Comment organiser l'archivage en quatre étapes ?
La méthode est la même quelle que soit la taille de l'entreprise, et elle commence par du papier, pas par un outil.
1. Écrire un tableau de conservation. Une page, une ligne par type de document : la durée, le point de départ du délai, l'outil où il se trouve, la personne responsable. Les durées de la première partie de cet article en fournissent la base. Ce tableau est aussi la règle que le RGPD attend de vous.
2. Désigner une copie de référence. Pour chaque type de document, un seul emplacement fait foi : la facture dans le logiciel de facturation, le contrat signé dans le dossier du client, le dossier du salarié dans l'outil de paie. Les autres copies sont des copies de travail, supprimables sans inquiétude. Cette règle suit la même logique que celle présentée dans l'article sur la double saisie entre logiciels.
3. Nommer et classer de façon uniforme. Une convention simple : année, type de document, tiers concerné, numéro. Elle permet de retrouver un document en quelques secondes et de calculer automatiquement sa date de fin de conservation. Elle suppose que le process d'arrivée du document soit lui aussi écrit, comme l'explique l'article sur la documentation des process.
4. Prévoir un rendez-vous annuel. Une fois par an, une personne nommée parcourt la liste des documents arrivés à échéance et valide leur suppression ou leur prolongation motivée. Sans ce rendez-vous, le tableau reste lettre morte et les archives continuent de grossir.
Que peut-on automatiser, et que garder sous contrôle humain ?
Le classement est un travail répétitif et sans enjeu de jugement, donc un bon candidat à l'automatisation. À l'arrivée d'un document (pièce jointe d'un courriel, facture déposée dans un dossier, contrat signé), un circuit peut reconnaître son type, le renommer selon la convention, le ranger dans le bon dossier et enregistrer sa date de fin de conservation. Les principes de cette lecture automatique sont décrits dans l'article sur la réconciliation documentaire, et ceux du choix des tâches à traiter d'abord dans celui sur les tâches de bureau à automatiser en premier.
Le suivi des échéances s'automatise aussi : une alerte envoyée à la personne responsable quelques semaines avant la fin de la durée, avec la liste des documents concernés. C'est la partie la plus souvent oubliée dans les organisations manuelles, car personne n'a de raison de s'en souvenir un jour précis.
Reste ce qui doit rester sous contrôle humain. La décision de supprimer un document contenant des données sensibles, la prolongation motivée d'une conservation, la prise en compte d'un litige en cours (qui suspend la suppression) sont des décisions, pas des tâches. L'automatisation prépare la liste et rappelle l'échéance. Une personne valide. Un circuit qui supprime seul des documents, sans validation, est un risque plus grand que l'oubli qu'il prétend corriger.
Pour les équipes d'assistanat, qui portent souvent ce classement au quotidien, la page consacrée à l'IA au service de l'assistanat montre ce que ce changement donne concrètement.